您可以使用activesync 将您的台式电脑上microsoft outlook 或microsoft exchange里的数据和您的掌上电脑同步化。您也可以直接和一个microsoft exchange服务器同步化这些数据。每次同步化的时候，activesync会比较您在您的掌上电脑和台式电脑或服务器上作的变更并且将两台电脑上的数据都更新为最新的数据。关于使用activesync的信息，请参阅台式电脑上的activesync帮助。您可以通过在菜单上点选这些程序,以便切换或使用。
日程表：计划约会和会议
使用日程表计划约会，包括会议和其它事件。您可以从几种角度（日常任务事项、日、星期、月份和年）检视约会时间并设置日程表,通过声音或其它方法来进行提醒。
您可以点选工具菜单上的选项来设置日程表的显示方式，如改变每一周的第一天。
新建约会:
1.如果您以日或周查询，点选您希望约会的日期和时间。
2. 点选新建。
3. 使用输入面板输入一段描述和地点。首先点选字段。
4.如果需要，点选日期和时间来作修改。
5.输入其它信息。您可以将输入面板隐藏以便显示所有可使用的字段。
6.要增加附注，点选附注标签。您可以输入文字、图片或新建一段录音。更多关于新建便笺的信息，请参阅本章稍后的"便笺：记录想法和灵感"。
7.在结束时，点选ok 返回日程表。
如果您在约会里选择了提醒我，您的掌上电脑将根据设置，个人菜单，声音及提醒里设置的选项提醒您。
使用摘要屏幕
当您点选日程表里的约会，会显示出一个摘要屏幕。要改变约会，点选编辑。
新建会议要求
您可以使用日程表建立与outlook或pocket outlook用户的会议。该会议要求会被自动建立并在您同步化收件箱或连接到电子邮件服务器上时被发送。点选工具，然后选择您要如何发送会议要求的方式。如果您通过activesync发送和接收电子邮件，则选择activesync。
计划一个会议：
1.点选新建建立一个约会。
2.在约会细节里，隐藏输入面板，然后点选与会者。
3.从您输入联系人的电子邮件地址里选择会议的与会者。
该会议通知会被自动建立并存放在发件箱的文件夹中。更多关于发送和接收会议要求的信息，请参阅掌上电脑的日程表帮助和收件箱帮助。
联系人：保持和朋友、同事的联络
联系人保留了一份您的朋友和同事的清单，因此无论在家还是在路上，您都可以轻易的找到您要查找的信息。使用掌上电脑的红外线端口，您可以和其它掌上电脑用户迅速分享联系人信息。
要改变本列表中的信息显示方式，点选工具然后点选选项。
新建联系人：
1.点选新建。
2. 使用输入面板输入姓名和其它联系数据。您需要向下滚动以便看到所有可使用的字段。
3. 若要将联系人归类到某个类别中，请移动到类别，并点选类别，从清单里选择类别。在联系人清单里，您可以按类别显示联系人。
4. 要增加附注，点选附注标签。您可以输入文字、图片或建立一段录音。更多关于建立便笺的信息，轻参阅本章稍后的"便笺：记录想法和灵感"。
5. 结束时，点选ok返回联系人清单。
找到联系人
有四种方法找到一条联系人：
2 联系人清单里，在浏览列下方的方块输入联系人的姓名。若要再次显示所有联系人，只要将方块内的文字清除或点选文字框右边的箭头图标即可。
3 在联系人清单里，点选类别列表（默认值为所有联系人）然后点选您给某个联系人分的类别。要再次显示所有联系人，选择所有联系人标签。
4 要查询特定公司的联系人，在联系人清单里点选检视]依公司。为该公司任务的联系人会显示在公司名称的右边。
使用摘要屏幕
当您在联系人清单里点选一个联系人的时候，会显示一个摘要屏幕。如果要修改联系人信息，点选编辑。
任务：管理待处里任务清单
使用任务来记录您所需要做的事情。
要改变列表内资料显示的方式，点选工具然后点选选项。
新建一个任务：
1.点选新建。
2. 使用输入面板输入说明内容。
3. 您可以首先输入开始日期和结束日期或者输入其它的信息。如果输入面板处于打开状态，您需要隐藏它，以查询所有的字段。
4. 要将任务分类，点选类别然后从清单里选择类别。在任务清单里，您可以按类别显示任务。
5. 要增加附注，点选附注标签。您可以输入文字、图片或新建一段录音。更多关于新建便笺的信息，请参阅本章稍后的"便笺：记录想法和灵感"。
6. 在完成时，点选ok 返回任务列表。
要迅速建立只有主题的任务，点选工具菜单里的输入列，点选点选此处以加入新任务，然后输入您的任务信息。
使用摘要屏幕
当您在任务列表里点选一个任务时，会显示一个摘要屏幕。要修改任务，点选编辑。
便笺：记录想法和灵感
使用便笺迅速捕捉想法、提醒事件、灵感、图片和电话号码。您可以新建一个书写便笺或一段录音。您也可以在一段便笺里包含一段录音。如果当您在新建录音时，便笺处于打开状态，该录音将以一个图示的形式包含便笺。如果显示了便笺清单，该录音将以独立录音的形式被建立。
新建一个便笺：
1. 点选新建。
2.通过书写、图画、输入和录音的方式新建便笺。更多关于使用输入面板，在屏幕上书写和画画以及建立录音的信息，请参阅第二章。
收件箱：发送和接收电子邮件信息
可以通过以下途径使用收件箱发送和接收电子邮件信息：
1 与您电脑上的microsoft exchange 或 microsoft outlook同步化电子邮件信息。
2 通过因特网服务供货商（isp）或网络直接连接到一个电子邮件服务器上发送和接收电子邮件信息。
同步化电子邮件信息
电子邮件信息可以作为总体同步化过程的一部分。您需要在activesync里设置可以进行收件箱同步化。关于使收件箱可以同步化的信息，请参阅电脑上的activesync帮助。
在同步化过程中：
1 信息从您电脑上的收件箱文件夹或exchange服务器上被复制到掌上电脑的收件箱文件夹中。预设您只能收到最近五天的信息和每条新信息的前100行以及小于100kb的文件附件。
2 掌上电脑上发件箱中的信息被传送到exchange 或 outlook 中，然后从这些程序中发送。
3 两台电脑上的信息是互通的。当您在掌上电脑上删除一条信息时，在下一次同步化时，在您的电脑上的信息将会被删除。
4 在outlook子文件夹或其它电子邮件文件夹中的信息只有在被选中在activesync 中同步化时才会被同步化。
使用信息列表
您所接收到的信息被显示在信息列表中。预设的设置将最近接收的信息显示在列表的最前端。
当您接收到信息时，点选并打开它。没有阅读的信息将以粗体字显示。
当您连接到您的电子邮件服务器或与您的电脑同步化的时候，预设的设置使您只能接收到最近五天的信息，每条新信息的前100行以及小于100kb的文件附件。原始信息将保留在电子邮件服务器或您的电脑上。
您可以标记出下次同步化或连接电子邮件服务器时希望全部接收的信息。在信息列表里，点选并按住您想要接受的信息。在弹出菜单里，点选标记下载。在收件箱信息清单里的图表会给您关于信息状态的视觉提示。
您可以在建立账号或选择同步化选项时详细说明您的下载参数选择。您也可以随时修改它们：
1 使用activesync选项修该收件箱同步化选项。更多信息，请参阅activesync帮助。
2 在掌上电脑上的收件箱中修改直接连接到电子邮件服务器的选项。点选工具，然后点选选项。在账号标签上，点选您想要修改的账号。点选并按住账号，选择删除便可删除这个账号。
编写信息
编写信息：
1. 在信息列表里，点选新建。
2. 在收件者字段中，输入一个或多个收件人的电子邮件地址，用分号隔开，或者点选通讯簿按钮,并从联系人清单中选择一个名字。所有输入联系人电子邮件字段的电子邮件地址都将被显示在地址簿中。
3. 编写信息。要输入预设的或经常使用的信息，点选我的文字然后选择要用的信息。
4. 当您完成信息时，点选传送。如果您在离线状态下任务，该信息就会被移入发件箱的文件夹中并且将在您下次连接的时候送出。如果您是在连线任务，信息将会被立即送出。
管理电子邮件信息和文件夹
收件箱、发件箱、已删除的邮件、草稿和已发送的邮件 。已删除的邮件包含了已经从掌上电脑上被删除的信息。已删除的邮件和已发送的邮件 的功能取决于您所作的收件箱的选项。在信息列表里，点选工具然后点选选项。在消息菜单里选择您的选项。
如果您想要整理信息并放在其它的文件夹中，点选工具，然后点选管理文件夹来建立一个新的文件夹。要将信息移入另一个文件夹，在信息列表里点选并按住信息，然后在弹出菜单里点选移动。
直接连接到电子邮件服务器时的文件夹操作
您所建立的文件夹的功能取决于您是使用activesync，pop3还是imap4。
1 如果您使用activesync，在outlook 的收件箱的文件夹中电子邮件信息将自动与您的掌上电脑同步化。您可以通过将其它文件夹指派到activesync下来同步化它们。您建立的文件夹和您移动的信息随后就会在服务器上反映出来。例如，如果您从收件箱的文件夹中移动两条信息到一个叫家庭的文件夹中，并且您设置家庭文件夹同步化，服务器就复制一个家庭文件夹并将信息复制进这个文件夹。然后您就可以在离开您的电脑的时候也能阅读信息。
2 如果您使用pop3并且将电子邮件信息移动到您建立的文件夹中，在掌上电脑上的信息和它们在邮件服务器上的复制件之间的联机就会被中断。在下次连接的时候，邮件服务器将会发现该信息从掌上电脑的收件夹中流失了，并从服务器上删除它们。这样就可以防止您收到一个信息的复制件，但是这也意味着您再也不能从掌上电脑以外的其它任何地方建立的文件夹中获得该信息。
3 如果您使用imap4，您建立的文件夹和您移动的电子邮件信息将会被反映在服务器上。因此，在你连接到邮件服务器上的任何时候，您就可以获得这些信息，无论它们是来自您的掌上电脑还是电脑。只要您连接到邮件服务器上，在连接时建立一个新的文件夹，或者重命名/删除文件夹，该文件夹同步化就会发生。