在预设状态下，每封被建立的邮件将被放置于五个资料夹之一： [收件匣]、[删除的邮件]、[草稿]、[寄件匣] 和[ 寄件备份] 内。

    1 [删除的邮件] 和[寄件备份] 资料夹的运作方式取决于您选择的选项。若要设定这些选项，请在邮件清单内：

    a 点选[工具]、[选项] 。

    b 在[邮件] 卷标中选取您要的选项。

    2 若要将邮件整理放到另外的资料夹内，请点选[工具]，接着选取[管理资料夹]来建立新的资料夹。

    3 若要将邮件移到另一个资料夹内，请在邮件清单中点一下并按住该邮件，接着点选弹出式菜单内的[移至]。

    直接连接电子邮件服务器时的资料夹运作方式

    您建立的资料夹运作方式取决于您是否正在使用activesync、pop3 或imap4 服务。

    4 若您使用「activesync」，outlook 收件匣内的电子邮件将会自动与您的装置同步化。若要同步化其它资料夹，请在「activesync」内指定该资料夹。您建立的资料夹和移动的邮件将以同样方式处理于服务器上。例如，当您从收件匣将两封邮件移到「family」数据夹内，并且您已指定「family」需进行同步化，那幺服务器就会建立「family」资料夹，并将这两封邮件复制到该资料夹内。您就可在离开桌上型计算机时阅读这些邮件。

    5 若您使用「pop3」，并且将电子邮件移到自行建立的资料夹内，掌上型计算机上的邮件和电子邮件服务器上的副本间的连结将被切断。下次联机时，电子邮件服务器将发现装置收件匣内的邮件已遗失，因此会从服务器中删除它们。这可防止您拥有重复的邮件副本，不过这也意味着若将邮件移到非掌上型计算机建立的资料夹内，您将无法再存取它们。

    6 若您使用「imap4」，您建立的资料夹和移动的邮件将以同样方式处理于服务器上。因此，每次当您登入至电子邮件服务器时，都可存取这些邮件，不管它来自您的掌上型或桌上型计算机。每次您登入至电子邮件服务器、建立新的资料夹或在联机时重新命名/ 删除资料夹，都会进行资料夹的同步化。