当在复印模式，打印机模式或图像发送模式( “临时保存”或“文件”)下打印或发送一个文档，扫描的文档图像被保存。没有打印，复印或发送( “扫描存储”)，文档也可以被扫描并保存。
为了查找并调用文件，可以给文件(非临时保存)分配名字(用户名和文件名等)。
文件归档功能的使用依赖于您所购买的配置。
1、数据流
2、临时保存文件夹
如在任何模式的主屏中选择了[临时保存文件夹]，文件将被存储到该文件夹中。
临时保存文件夹最多可以存储1000个文件。使用管理者程序可以删除其中的所有文件。如有文件不想删除，设定文件参数为[保护](受保护文件最多可达500个)。(见7-18页[改变属性])以下用户与文件名是自动分配的(不能选择这些名字)。
用户名：未知用户
文件名(范例)：copy_10012003_014050pm(保存时的工作模式，月，日，年，时，分，秒，上午/下午)。(该例子中，文件以复印模式保存于2003年10月1日下午13点40分50秒。)保存后，任务是以模式来分类的。可从完成工作状态屏调用一个已保存任务。
3、主文件夹*1
保存文件时，可指定一个已保存过的用户名(见7-21页[用户设定])并且可以设定任意文件名。
可以给存储的文件设定密码([存储]。(见7-18页[更改属性])如果没有选择用户名和文件名，自动分配一个与之相同格式的临时保存的文件名。
4、自定义文件夹*1
在本文件夹内最多可以建立500个文件夹(用户可以自定义文件夹名)。向这些文件夹内存储文件时，可以指定一个事先存储的用户名并可以任意分配文件名。(见7-21页[用户设定])可以给这些文件夹内的文件设定密码。
*1 没有打印机功能的机器没有主文件夹或自定义文件夹。
5、已存文件的属性
文件归档功能保存的文件可以选择保护设定。这样可以防止文件被移动或被自动/手动删除。
已存文件有三个属性：[共享]，[保护]和[机密]。如选择[共享]属性，文件不被保护。如选择[保护]或[机密]属性，文件受保护。
存储到自动临时保存文件夹中的文件属性都为[共享]。如将文件存储到主文件夹或自定义文件夹，可以选择[共享]或[机密]属性。
（1）可以利用[改变属性]将有[共享]属性的文件改为[保护]或[机密]属性(见7-18页)。
（2）为保护属性为[机密]的文件，设定密码(调用该文件必须输入密码)。
（3）不能给属性为[保护]的文件设定密码，但是，只要该文件没有用[改变属性]为[共享]，它就受保护。
如果机器没有打印机功能，只能设定[共享]和[保护]文件属性(不能设定[机密]属性)。另外，文件只能被保存在临时保存文件夹中(不能使用主文件夹和自定义文件夹)。因此，文件不能被移动到别的地方。
1、用[临时保存]保存的文件是共享文件，可以被任何人调用，打印和发送。因此，对于机密的文件或者不想被别人使用的文件不要用临时保存进行保存。
2、使用[归档]保存文件时，为了不让别人使用您的文件，请把文件属性设定为[机密]并设定密码。
3、即使某个文件是以[机密]属性保存的，还是可以在以后把属性更改为[共享]，使用[改变属性](见7-18页)。因此，对于机密的文件或者不想被别人使用的文件不要进行保存。
4、除非在法律规定的情形下， sharp公司不对由于以下操作而使机密信息泄露而引起的任何损失负责。1)由第三方对使用临时保存功能或文件归档功能保存的文件进行操作，或者2)操作员保存数据时对临时保存功能和文件归档功能进行的错误操作。