1)需安装传真单元方可在电子归档中通过传真接收文档。
2)安装数据清除组件（选购件） 并接通电源后，可能要等一段时间才能使用电子归档功能。时间的长短取决于存储在电子归档中的文件数量。
3)删除电子归档中不再需要的文件。
电子归档盒有以下两种
公用box：
公用box 是默认设置。用于存储任何用户都可无限制访问的共享文档。
用户box：
最多可建立200 个用户box。可为每个用户box 设定密码。
每个用户box 最多可建立100 个文件夹。每个文件夹最多可存储400 份文档。每份文档不得超过200页。（不过，数量可能会受数码复印机内部的硬盘可用空间的大小限制。）
电子归档功能图如下所示。
1. 将文档存入电子归档。
2. 按要求把打印设置添加到储存的文档。
3. 打印文档。
4. 使用pc 上的文档。（详细说明请参见"e - filing guide"。）
(1)电子归档中存储的文档可通过“file downloader”下载到客户机上。
(2)可以将电子归档中储存的文档作为图像通过twain driver 导入twain 兼容应用软件中。
(3)可以在电子归档中使用“topaccess” 编辑和备份文档，创建文件夹等。
1)从数码复印机的触摸屏上进行的操作和从客户机上用“topaccess”进行的操作的有效设置不同。详细说明，请参见"e - filing guide"。
2)当指定了电子归档中文档的保留期限后，储存的文档会在过期后被删除。你需要将这些文档打印下来或用“file downloader”载入客户pc。详细说明参见"e - filing guide"。（关于在电子归档中设置文档的储存期限，询问网络管理员。）
3)请务必定期备份存储在电子归档中的数据，以防硬盘损坏后数据丢失。详细说明，请参见"e - filingguide"。
本章节讲述了将复印的原稿数据存入电子归档。请参阅"e - filing guide" 获取有关储存、打印和管理从pc、扫描、接收传真和接收互联网传真（除复印以外）打印的文档以及通过网络操作电子归档的详细信息。