1 要在电子归档中使用传真接收的文件，需要安装传真单元。
2 要在电子归档中使用电脑打印的文件，需打印机套件或打印/ 扫描套件（都为选购件）。
3 要在电子归档中使用扫描文件或网络传真接收文件，需要安装扫描套件或打印/ 扫描套件（都为选购件）。
4 当安装数据清除套件（选购件）时，在电源打开后，使用电子归档之前需要等待一段时间。这取决于电子归档中的文件数。
5 当电子文档中的文件不再需要时，请删除它们。
如下所示，有2 种类型的电子归档。
公共box：
此为默认设置，被用于存储共享文件，供任何用户无限制使用。
用户box：
最多可创建200 个box。每个box 可设置密码。
每个box 最多可创建100 个文件夹。每个文件夹最多可存储400 个文件。原稿最大页数为200。（然而，根据设备内置硬磁盘上的剩余空间，它可能会受限制。）
电子归档概要如下所示。
1. 将文件存储入电子归档中。
2. 根据需要，添加打印设置至存储文件。
3. 打印文件。
4. 使用电脑上的文件。（详情请参见“e-filing guide”。）
1)使用“file downloader”可将电子归档中存储的文件下载至客户电脑。
2)通过twain 驱动器可将电子归档中存储的文件作为图像导入twain 兼容性应用程序。
3)使用“topaccess”，您可在电子归档中编辑、备份文件，创建文件夹等。
1 从设备的触摸屏上操作或使用“topaccess”从客户电脑上操作时，可使用的设置不同。详情请参见“e-filing guide”。
2 当为电子归档中的文件指定保存期，在此期限过后，被保存的文件将被删除。您需要打印文件或使用”file downloader”将它们下载至客户电脑。详情请参见“e-filing guide”。（关于设置电子归档中文件的保存期，请询问网络管理员。）
3 为防止硬磁盘故障，请确认存储在电子归档中的数据。详情请参见“e-filing guide”。
本章说明复印原稿数据何时存入电子归档中。请参见“e-filing guide”中有关存储、打印和管理从电脑打印、扫描、接收传真、接收网络传真（不包括复印）获得的文件和通过网络操作电子归档。