语音应答系统(Voice Response System (VRS))
一、功能说明

    dsp子板提供语音应答系统(vrs),使系统兼容语音录音和放音功能。具体增强功能如下:

    1、vrs信息-48个系统信息,用于通用信息、自动话务台问候信息和导言提示信息。

    2、通用信息-提供预先录制的信息,任何用户都可收听。

    3、个人问候信息-分机用户录制信息,并进行呼叫前转。呼入者可以听到这个信息。

    4、驻留保持和群呼-将电话保留在分机,然后自动群呼。

    5、自动话务台信息-应答呼入电话,播放问候语,提示呼入者拨打分机号码。

    6、转移电话到vrs-任何用户可以转移电话到vrs。

    7、语音提示信息-播放电话和功能状态信息。

    8、检查时间,日期和分机号码-专用电话机用户可以快速的听到时间,日期和分机号码的录音提示。

    vrs信息

    系统允许录制48个vrs信息。可分配这些信息用于自动话务台问候信息,通用信息等。vrs信息的最长录音时间是固定的,不能用编程改变。系统停电时,vrs信息不会丢失。

    任何在线分机,disa用户都可以收听,录音和删除vrs信息(除非编程限制)。

    除需要输入vrs密码以外,disa用户使用的操作步骤与在线分机相同。

    通用信息

    通用信息是预先录制的信息,适用于所有用户。典型的通用信息包括每个雇员需要收听的公司重要信息。一个雇员使用专用电话机,按4可以收听通用信息。在分机的服务等级中,可以限制录制通用信息。只由系统管理人员和经理录制通用信息,而不是任何雇员均可录制。当有新的通用信息时,每个分机上的mw灯闪亮。一旦分机用户收听信息,mw灯灭。

    个人问候信息

    分机用户可以录制个人信息,再进行呼叫前转。呼入者先听到这个信息,然后电话被转移到新的目标。例如,一个用户可以录制信息:您好,我是小张。我今天外出。我不在办公室期间,小王可以解答您的问题。请稍等,小王接您的电话。

    在录音之后,用户可以选择激活个人问候信息的条件:

    1、遇忙或无人应答时的呼叫前转

    2、所有电话的立即呼叫前转

    3、无人应答时的呼叫前转

    然后,用户可以选择呼叫前转的目标:

    1、同事的分机

    2、仅播放个人信息,不前转电话

    3、自己的语音信箱(如果安装语音信箱)

    4、使用公共缩位拨号,进行外部呼叫前转

    另外,用户可以选择对所有电话激活个人问候信息,也可以只将个人问候信息用于中继线电话或内线电话。当用户对所有电话激活个人问候信息时,系统播放问候信息并且重新路由:

    1、来自自动话务台(opa)的转移电话

    2、来自disa的分机振铃电话

    3、来自直入线(dil)的分机振铃电话

    4、内线电话

    当用户只对中继线电话激活个人问候信息时,系统播放问候信息并且重新路由上述类型的电话,内线电话除外。

    个人问候信息可永久存储。如果停电或系统重新启动,任何个人信息都会保留。

   

    保留停泊和群呼

    当分机用户不在座位时,驻留保持和群呼功能告知这个用户有电话等待应答。分机用户可以录制个人问候信息和群呼通知信息。呼入者先听到个人问候信息。在系统播放群呼通知时,呼入者听到保持音乐。分机用户听到群呼广播后,可在附近的任何电话机上应答这个电话。

    例如,小张录制了个人问候信息:

    “您好,我是小张。我现在不在座位。请不要挂机,我会尽快应答您的电话。”

    预先录制的群呼信息:

    “小张,××线有你的电话。”

    呼入者先听到第1个信息,在系统播放第2个信息时,呼入者听到保留音乐。小张可以在任何电话机上应答这个电话。如果小张没有接这个电话,群呼通知会周期重复。

    驻留保持和群呼中的个人问候信息适用于内线电话,disa电话和来自自动话务台的转移电话。另外,如果电话没有被应答,来自自动话务台的电话遵从自动溢出路由。对于来自普通中继线组的转移电话,可以激活驻留保持和群呼,但不播放个人问候信息。如果指定的群呼区域占线,系统等待该区域空闲时广播通知。

    自动话务台

    自动话务台自动应答中继线电话。播放预先录制的问候信息,然后外部用户可以直接拨叫分机,部门组和语音信箱。不需要话务员或调度员,自动话务台立即应答呼入的中继线电话,并将电话路由到目标。自动话务台提供如下功能:

    1、一位拨号

    用户拨一位号码可以呼叫分机,部门组和语音信箱。例如,自动话务台拨出问候信息:“谢谢您来电话。提交定单,请拨1。查询定单,请拨2。或拨0由话务员为您服务。”用户可以为每个vrs信息编程设置一位拨号号码。对于白天/夜间/假日可设置不同问候信息。对于每个中继线,可设置各自的问候信息。(请注意,在系统初始设置条件下,如果将号码3,4和5设置为一位拨号目标号码,外部用户不能拨叫分机。)

    2、同时应答

    安装vrs,自动话务台可以同时应答3个呼入电话。

    3、灵活的路由

    外部用户可以直接拨叫系统内任何分机,部门组或语音信箱。如果被叫分机占线,自动话务台允许外部用户拨其他号码或等待占线分机变为空闲。

    4、自动溢出

    如果电话不能被应答,自动溢出功能自动的将电话转移到预先设置的目标。如果vrs端口占线,如果被叫分机无人应答,或如果外部用户拨错号码或拨号等待时间过长,(外部用户使用脉冲电话机),上述情况发生。电话溢出转移后,目标振铃组或语音信箱系统振铃。

    5、可编程的自动话务台问候信息

    对于每个中继线可录制不同的自动话务台问候信息。白天,夜间,假日,周末的问候信息也可不同。如果外部用户拨错号码,可以送出特定的信息。用户可以根据需要录制问候信息。例如,“请拨3位分机号码。销售部,请拨500。客户服务部,请拨600。”您可以在48个vrs信息中选择信息号码,录制自动话务台信息。

    转移电话到vrs

    任何分机用户都可以转移电话到vrs。用户只需按hold键,拨vrs服务码,然后挂机,就可将电话转移到vrs。

    语音提示信息

    vrs提供语音提示信息。语音提示信息告诉分机用户电话的状态。例如,如果用户拨叫分机300遇忙,可听到语音提示:“分机200现在占线,需要回叫,请拨2。”

    导言提示信息

    导言提示用于自动应答问候信息。当话务员应答呼入电话时,先播放预先录制的vrs信息,“欢迎拨打abc公司的电话,请问您需要哪些帮助?”当呼入用户回答后,话务员应答“请稍等,”然后快速的将电话转移到目标分机。这个功能确保快速地,有礼貌地,一致地应答所有呼入电话。

    时间,日期,分机号码检查

    使用vrs,专用电话机用户在空闲时,可以收听时间、日期、分机号码信息。使用时间和日期查询可代替看表和日历。分机号码的查询为那些不带显示分机的用户提供方便。拨6可查询分机号码。拨8可查询时间和日期。

    初始设置

    禁止。

    二、编程索引

    15-07-01,20-06-01,20-07-13,20-07-14,20-07-15,20-11-15,22-02-01,22-04-01,24-02-03,25-02-01,25-03-01,25-04-01,25-05-01,25-06-02,25-07-02,25-13-01,31-02-01,31-04-01,31-07-01,40-08-01,40-10-01,40-10-02,40-10-03,40-10-04,40-10-05,40-11-01

    三、使用说明

    vrs信息

    录制vrs信息:

    1.按spk键(slt摘机)。

    2.拨716。

    3.拨7(录音)。

    4.拨vrs信息号码(01-48)。

    5.当听到“请开始录音”和一声提示音后,开始录音。

    一般来说,录音信息不超过16秒。如果听到“录音结束”时,说明已经超过了录音的允许时间。

    6.按#键,结束录音。

    或

    挂机,存储信息。

    播放vrs信息:

    1.按spk键(slt摘机)。

    2.拨716。

    3.拨5(放音)。

    4.拨vrs信息号码(01-48)。

    听到录音信息。如果听到一声提示音时,说明没有录音信息。

    5.按#键,重放信息。

    或

    拨5,和vrs信息号码,播放其他信息。

    或

    挂机。

    删除vrs信息:

    1.按spk键(slt摘机)。

    2.拨716。

    3.拨3(删除)。

    4.拨vrs信息号码(01-48)。

    5.按hold键取消删除步骤,返回步骤3。

    或

    挂机,删除信息。

    从disa呼入,录制、播放、删除信息:

    1.呼入系统。

    2.在系统应答后,拨disa密码(通常000000)。

    3.拨716和vrs密码。

    4.拨功能码。

    7=录音

    5=放音

    3=删除

    5.拨信息号码(01-48),录音,按#结束录音。

    如果拨7录音,拨#可听到刚刚录制的信息。

    如果拨5放音,可拨5和信息号码,再播放信息。

    如果录制,播放,删除其他信息,返回步骤4。

    通用信息

    播放通用信息:

    当分机留有新的通用信息时,mw灯闪。语音提示周期性的提醒用户及时收听这个信息。

    1.不摘机或按call键。

    2.拨4。

    或

    1.摘机,拨711。

    听到通用信息。

    一般来说,mw灯灭。如果继续闪亮,说明您的“语音信箱”中有未应答的信息或新的通用信息。

    录制,播放或删除通用信息:

    1.按spk键(slt摘机)。

    2.拨712。

    3.拨功能码。

    7=录音

    5=放音

    3=删除

    如果拨7录音,拨#可听到刚刚录制的信息。

    如果拨5放音,拨5可再播放信息。

    如果再录制通用信息,返回步骤1。

    如果拨3,删除通用信息,必须进行步骤4,挂机。在专用电话机上按hold键,取消删除操作,返回步骤1。

    4.挂机。

    个人信息

    激活个人问候信息:

    1.按spk键(slt摘机),拨713。

    或

    按呼叫前转键(pgm15-07或sc851:54)。

    2.拨7,当听到“请开始录音”时,录制个人问候信息。

    如果您已经录制了个人问候信息或设置了保留停泊和群呼,您可以拨:

    7,重新录音

    5,放音(拨#重放)

    3,删除信息(按hold键,取消删除。)

    3.拨#+条件码:

    2=遇忙或无人应答

    4=立即

    6=无人应答

    4.拨目标号码,目标可以是:

    a.同事的分机

    b.语音信箱(输入语音信箱代表号码)

    c.用公共缩位拨号进行外部前转(输入813+存储单元号码)

    d.只播放问候语,不转移电话,所以呼入者听到忙音(输入自己的分机号码)

    不能转移到部门组代表号码。

    5.输入个人信息类型:

    2=所有电话

    3=仅中继线电话

    4=仅内线电话

    6.按spk键挂机。

    当呼叫前转被激活后,dnd灯或呼叫前转键灯闪亮。

    取消个人问候信息:

    1.按spk键(slt摘机)。

    2.拨713+73。

    3.按spk键挂机。

    驻留保持和群呼

    当电话呼入时,群呼:

    1.按spk键(slt摘机),拨713。

    或

    按呼叫前转键(pgm 15-07或sc851:17)。

    2.拨7,当听到“请开始录音”时,录制个人问候信息。

    如果您已经录制了个人问候信息或设置了保留停泊和群呼,您可以拨:

    7,重新录音

    5,放音(拨#重放)

    3,删除信息(按hold键,取消删除。)

    3.拨#7。

    4.当听到“请开始录音”时,录制群呼信息。

    5.拨#和群呼区域号码。

    例如:内部群呼区域1,拨801+1。或群呼组合区域1,拨751+1。

    6.选择驻留保持和群呼的类型

    2=所有电话

    3=仅中继线电话

    7.按spk键挂机。

    当呼叫前转被激活后,dnd灯或呼叫前转键灯闪亮。

    应答驻留保持和群呼:

    1.按spk键(slt摘机)。

    2.拨815+自己的分机号码。

    取消驻留保持和群呼:

    1.按spk键(slt摘机)。

    2.拨713+73。

    3.按spk键挂机。

    时间,日期和分机号码检查

    检查分机号码:

    1.不摘机或按call键。

    2.拨6,检查分机号码。

    检查时间和日期:

    1.不摘机或按call键。

    2.拨8,检查时间和日期。

    导言信息

    在导言信息提示后,应答:

    1.应答振铃电话。

    在系统播放导言提示信息时,外线键红灯亮。

    2.在听到两声信号音后,外线键灯变为绿色。可以与呼入用户通话。
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