1 主应用程序
译存桌面管理程序可以为您的计算机上的其他应用程序来格式化数据。例如，可以把“扫描存储”的文件另存成microsoft word格式。在计算机上的用来提供数据格式化形式的应用程序叫做主应用程序。
2 多只扫描笔
您可以同时定义多只扫描笔，每只笔有一个特有的名字，也可以对每只笔进行设置。
3 译存桌面管理程序设置
当您想要译存桌面管理程序处理扫描笔和计算机之间的同步，就要对每个译存桌面管理程序应用设置。在您第一次使用之前，请检查设置。
4 查看和更改设置
1、第一步：打开译存桌面管理程序设置对话框
在计算机上打开桌面管理程序，在“扫描笔通讯”菜单下选择“传输设置”。将出现的“传输设置”对话框。
如果在“传输文件设置”对话框里出现多于一个笔名，请在列表中选择您当前正使用的扫描笔的名称。
2、第二步：启动连接主应用程序
如果您想扫描笔连接到主应用程序，那么选中“这只扫描笔将传输存储文件到主应用程序”复选框。这时“主应用设置”按钮被激活。
每次只能有一只扫描笔和主应用程序连接，如果您在桌面程序定义了多于一只扫描笔，而且被指定和主应用程序连接的扫描笔和当前使用的笔不同，那么“主应用设置”按钮将不可用，要激活这个按钮，请在传输设置对话框里选择被指定的和主应用程序连接的扫描笔。取消“这只扫描笔将传输存储文件到主应用程序”复选框，然后就可以选择新的笔了。
3、第三步：打开主程序设置对话框
如果您想对主应用程序设置进行改变，同样选择“传输设置”，在弹出的对话框里将显示您的扫描笔上的连接设置。
1)应用程序列表：扫描笔上的应用列表。
2)模式：传输文件的模式。
3)主机应用程序：每一个应用程序对应的主机应用程序。
4、第四步：“为每个传输应用选择主设置
5 改变应用的主机应用程序
默认情况下，传输文件成功后，在电脑中“我的文档”中会自动生成一个名为“quicklink”的文件夹，扫描存储的文件和表格文件将以备份的形式保存一份文档在那里，文件格式以您所选择的主机应用程序为准；互联网连接地址会在系统收藏夹中添加quicklink目录地址作为备份；通讯录地址会在outlook中保存一份备份。例如，您为“扫描存储”选择了“word”的主机应用程序，则会有一个同名word文档自动生成在我的文档中quicklink目录中的notes文件夹中。
1)点击“设置主机”按钮，这时可供选择的主应用程序将出现，您可以进行选择。
2)在应用程序列表中为应用程序选择主机应用程序，或者选择“none”。
6 传输文件模式
共定义有四种传输模式，每一种应用只具有某种以下的这些功能。
1、同步扫描笔和电脑
扫描笔上的记录和计算机上的记录同步，结果是在扫描笔和计算机上取得相同的记录。
2、扫描笔到电脑
应用的文件从扫描笔拷贝的计算机。
3、电脑到扫描笔
应用的文件从计算机拷贝的扫描笔。
不要传输这个应用的文件；应用程序文件不适用于传输文件。
4、刷新
如果“刷新”被选择，则在数据传输到计算机后，在扫描笔上的相应数据将被删除。