部门管理有助于商业组织实现以下活动。
1 最多可以管理1000 个不同部门。
2 部门代码最多可以使用8 位数（0 至99999999 之间）以确保保密性。
3 透过使用同一个部门代码集中管理打印和扫描统计。
4 跟踪每个部门以及所有部门的打印量。
5 以1 页为增量限制每个部门的打印计数器，最多为999999 页。
6 清除每个部门以及所有部门的打印计数器。
首次使用时的部门管理设定
按照以下步骤操作来进行首次使用时的部门管理设定。
1 启用部门管理。
2 添加部门。
3 注销。
4 其它使用者登入机器进行操作。
启用／禁用部门管理
启用部门管理。请使用以下步骤选择界面。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]，然后按部门管理下的[ 更改]。
5 按[ 设定开启]。要禁用部门管理，请按[ 设定关闭]。
6 按[ok （确定） ]。
显示内容返回到系统选单预设屏幕时，机器会自动执行注销，并且显示内容变为输入部门代码的屏幕。若要继续操作，请输入部门代码。
登入／注销
如果启用了部门管理，则每次您使用本机时都会出现一个部门代码输入屏幕。
请使用以下步骤登入和注销。
登入
1 使用数字键在以下屏幕中输入部门代码，然后按[ 登入]。
如果输入的字符错误，请按清除键，然后再次输入部门代码。如果输入的部门代码与登录的代码不匹配，机器会发出警告哔音并且登入失败。输入正确的部门代码。
按[ 检查计数器]，您便可以查阅已打印及已扫描的页数。
用来输入登入使用者名称与密码的屏幕显示时如果启用了使用者登入管理系统，则会显示用来输入登入使用者名称与密码的屏幕。输入登入使用者名称与密码登入机器。（请参阅登入／注销。）如果使用者已经登录了部门信息，则会跳过部门代码输入步骤。（请参阅添加使用者。）
2 继续操作以完成剩余的步骤。
注销
完成操作时，请按注销键返回到部门代码输入屏幕。
添加部门
此部分介绍如何添加新部门。需要输入以下内容。
请使用以下步骤登录新部门。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]，然后按部门清单下的[ 登录／编辑]，然后按[ 新增登录]。
5 按部门名称下的[ 更改]。
6 输入部门名称，然后按[ok （确定） ]。重新出现部门屏幕。
有关输入字符的详细信息，请参阅操作手册。
7 按照上述步骤5 和6 输入部门代码。
无法使用已经登录的部门代码。输入其它部门代码。
8 启用或者不启用限制。请参阅限制使用机器。
9 按[ 登录] 将新部门添加到部门清单。
管理部门
此功能可以变更登录的部门信息或删除部门。
请使用以下步骤选择界面。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]，然后按部门清单下的[ 登录／编辑]。
5 选择变更或删除的部门。
从排序下拉式选单中选择[ 名称] 和[ 部门代码] 可以对部门名称进行排序。
按[ 搜寻（名称） ] 或[ 搜寻（id） ] 可以按照部门名称或部门代码进行搜寻。
操作步骤会根据要编辑的内容的不同而异。
变更部门信息
1 按[ 内容]。
2 有关变更部门信息的内容，请参阅添加部门中的步骤5 至9以及限制使用机器中的步骤2至5。
3 按[ 登录]。
4 在登录确认屏幕中按[ 是]。部门信息被更改。
删除部门
1 按[ 删除]。
2 按[ 是] 删除部门。
管理影印／打印计数
您可以选择如何显示影印和打印页计数，包括单独显示影印和打印页数或显示打印和影印总页数。所选的内容可能会影响对计数和计数方法的限制。有关详细信息，请参阅限制使用机器、统计打印页数和打印管理报表。
请使用以下步骤设定计数方法。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]、默认值下的[ 下一步]，然后按复印机／打印机计数下的[ 更改]。
5 按[ 合计] 或[ 分别计数]。
6 按[ok （确定） ]。
限制使用机器
此部分介绍如何透过部门或可用的页数限制使用机器。
限制项目
打印限制－影印
限制可以影印的页数。此选项在将管理影印／打印计数设定为分别计数模式时显示。
打印限制－打印
将管理影印／打印计数设定为分别计数时
限制可以影印的页数。
将管理影印／打印计数设定为合计时
限制可以影印和打印的总页数。
扫描限制－其它
限制可以扫描（除影印以外）的页数。
传真传送限制
限制可以传真传送的页数。此选项在安装了选购配件传真套件时显示。
应用限制
可以按照以下两种模式应用限制：
请使用以下步骤选择界面。
1 请遵循添加部门中的步骤1 至4。
2 按打印限制－影印、打印限制－打印、扫描限制－其它或传真传送限制下的[ 更改]。
3 选择[ 不限制]、[ 计数器限制] 或[ 拒绝使用]。
如果选择[ 计数器限制]，请按[+] / [–] 或数字键选择页数。
4 按[ok （确定） ]。
5 重复步骤2 至3 输入要限制的其它部门。
6 按[ 登录]。
7 添加了限制的部门。
应用限制限量
此功能指定计数器达到限制限量时机器如何操作。下表说明了采取的操作。
* 禁止下一个作业，包括传送作业或将作业储存到数据盒。请使用以下步骤选择界面。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]、默认值下的[ 下一步]，然后按应用限制下的[ 更改]。
5 选择[ 立即停止]、[ 结束后停止] 或[ 只警告]。
6 按[ok （确定） ]。
统计打印页数
此功能可以统计打印页数。计数分为总部门管理和各部门管理两类。清除已经保存了一段时间的计数数据后，也可以重新开始计数。
计数种类如下。
* 仅在安装了选购配件传真套件时显示。
** 仅在总部门管理中参考。
总部门管理／清除计数器
此功能统计所有部门的页数，并且同时清除所有这些部门的计数。
请使用以下步骤选择界面。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]，然后按总部门管理下的[ 下一步]。
5 按希望检查其计数的功能旁的[ 检查]。此时会显示结果。
6 确认计数，然后按[ 关闭]。
7 按[ 计数器总清除] 下的[ 执行] 清除计数器。
8 按屏幕上的[ 是] 确认清除操作。此时便会清除计数器。
各部门管理／清除计数器
此功能会统计每个部门的页数以及按部门清除计数。
请使用以下步骤选择界面。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]，然后按各部门管理下的[ 检查]。
5 选择要检查其计数的部门。
从排序下拉式选单中选择[ 名称] 和[id] 可以对部门名称进行排序。按[ 搜寻（名称）] 或[ 搜寻（id）] 可以按照部门名称或部门代码进行搜寻。
6 按[ 内容]。
7 按希望检查其计数的功能旁的[ 检查]。此时会显示结果。
8 确认计数，然后按[ 关闭]。
9 按[ 计数器总清除] 下的[ 执行] 清除计数器。
10 按屏幕上的[ 是] 确认清除操作。此时会清除计数器。
按纸张尺寸进行计数
此功能按纸张尺寸（如letter）统计页数。
可以使用五种纸张尺寸（1 至5）。它们在管理报表中指定。请参阅打印管理报表。
除了纸张尺寸外，还可以指定纸张种类（如对使用的尺寸为letter 的彩色纸进行计数）。如未指定纸张种类，则会对该尺寸的所有纸张种类的使用情况进行计数。
请使用以下步骤选择界面。
1 按系统选单键。
2 按[ 使用者登入／部门管理]。
3 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
4 按部门管理设定下的[ 下一步]、默认值下的[ 下一步]、按纸张尺寸计数下的[ 更改]、纸张尺寸1 至5 下的[ 更改]，然后按[ 设定开启]。
5 选择纸张尺寸。
6 按[ 纸张种类] 指定纸张种类。
7 选择纸张种类，然后按[ok （确定） ]。
8 按[ok （确定） ]。
打印管理报表
可以将所有相关部门的总页数计数打印为管理报表。
根据影印和打印计数管理方式的不同，报表具有不同的格式。
将管理影印／打印计数设定为分别计数时
对于按纸张尺寸计数，将按尺寸打印报表。
请使用以下步骤打印部门管理报表。
1 检查是否将letter 或a4 纸张装入纸匣。
2 按系统选单键。
3 按[ 使用者登入／部门管理]。
4 如果禁用了使用者登入，则会出现使用者验证屏幕。输入登入使用者名称与密码，然后按[ 登入]。您必须使用管理员权限登入此操作。预设的登入使用者名称与密码均为“5050”。
5 按部门管理设定下的[ 下一步]，然后按打印管理报表下的[ 打印]。
6 按屏幕上的[ 是] 确认打印操作。
未知部门代码作业
可以指定从未知部门代码（即未传送id）接收到作业时机器将采取的措施。有关详细信息，请参阅未知登入使用者名称作业。
检查和打印计数器
按计数器键可以检查打印和扫描的页数。
