当您将作业发送到打印机时，可以在驱动程序中指定要打印机将作业保留在内存中。作业一旦被保存在打印机内存中，您可以走到打印机跟前并使用打印机操作面板来指定您要对打印作业进行的操作。
所有的保密作业都有与它们关联的用户名。要访问保密作业，您必须首先选择作业类型（保密或挂起），然后从用户名列表中选择您的用户名。一旦选择了您的用户名，您就可以打印您的所有保密作业或选择一个单独的打印作业。然后，您可以为打印作业选择份数或删除打印作业。
当您将保密作业发送到打印机时，您必须从驱动程序输入个人身份识别码（pin 码）。pin 码必须用0–9 的四位数字组成。
作业被保留在打印机内存中，直到您在操作面板上输入了相同的四位pin 码并选择打印或删除作业。这样确保作业在您去取回之前不被打印。其他使用打印机的人不可以不输入pin 码而打印作业。
windows
1 在文字处理软件、电子制表软件、浏览器或其他应用程序中，选择文件→ 打印。
2 单击属性（根据使用的应用程序，或选项，打印机，或设置）来查看打印机驱动程序设置。
3 根据操作系统，您可能要单击其他选项选项卡，然后单击打印并挂起。
如果查找“打印并挂起”→ “保密打印”时有困难，单击帮助，并查阅“保密打印”或“打印并挂起”主题，然后按照驱动程序的说明进行操作。
4 输入用户名和pin 码。
5 发送作业到打印机。
当您准备取回您的保密打印作业时，走到打印机跟前，并按照在打印机上的步骤进行操作。
macintosh
1 在文字处理软件、电子制表软件、浏览器或其他应用程序中，选择文件→ 打印。
2 在“份数和页数”或“概述”弹出菜单中，选择作业路由。
a 使用mac os 9 时，如果“作业路由”不是弹出菜单上的选项，则选择插件预置→ 打印时间过滤器。
b 将打印时间过滤器左边的提示三角向下转，然后选择作业路由。
c 在弹出菜单中选择作业路由。
3 在单选组中选择保密打印。
4 输入用户名和pin 码。
5 发送作业到打印机。
当您准备取回您的保密打印作业时，走到打印机跟前，并按照在打印机上的步骤进行操作。
在打印机上
当作业打印完后，它被从打印机内存中删除。
输入个人身份识别码（pin 码）
当您从held job （挂起作业）菜单中选择confidential job （保密作业）时，在您选择用户名之后，下列提示出现在显示屏上：
1 使用数字键盘来输入与您的保密作业关联的四位数pin 码。
输入pin 码时，显示屏上出现星号以确保机密性
如果输入了无效的pin 码，会出现“无效的pin 码”屏幕。
当作业打印完后，它从打印机内存中被删除。