hotsync程序会自动进行同步化处理，也就是说，会在掌上型电脑与palm desktop软体间进行资料的交换和更新。您在掌上型电脑或palm desktop软体中所做的变更，在hotsync之後，两处均会出现变更过的资料。hotsync只会将需要处理的部分同步化，因此可以降低同步处理所需的时间。
您可以使用直接或间接的方式，同步处理您的资料。直接的方式包括把掌上型电脑放在连接至电脑的底座，或使用红外线通讯。间接的方式则包括使用数据机，或网路hotsync技术。如需从数据机、网路或红外线执行hotsync作业的详细资讯，请参阅第7章。
第一次进行hotsync作业：windows系统
第一次同步化资料时，您必须在palm desktop软体输入使用者资讯。在输入资讯并进行同步化作业之後，hotsync manager(同步处理管理员)就可以辨识您的掌上型电脑，日后就不会再询问这些资讯。
如果您是系统管理员，正在为一群使用者进行数部掌上型电脑的初始准备工作，可能会需要建立一个使用者设定档。在执行下列步骤之前，请参阅第7章「建立使用者设定档」。
第一次的hotsync(同步处理)作业必须是直接连接本地端电脑进行，或使用红外线。您不能使用数据机进行第一次的hotsync作业。
下列的步骤是假定您已经安装好palm desktop软体，如果尚未安装软体，请参阅第1章的「安装palmdesktop软体」，取得详细说明。
在windows系统上进行本地端电脑的hotsync作业。
1将掌上型电脑放在底座上。
如果尚未执行hotsync manager(同步处理管理员)，请启动：在windows桌面上，按一下[开始]，然後选择[程式集]，找到palm desktop软体程式群组，选择[hotsync manager]。或者，您也可以启动palm desktop软体，该软体会自动启hotsync manger。
第一次执行hotsync作业时，必须在[new userl(新增使用者)对话方块中输入使用者名称，然後按一下[ok](确定)。每一部掌上型电脑都应该有自己独特的名称。为避免遗失某个使用者的记录，，请不要以同一个使用者名称，进行一部以上的掌上型电脑之同步化。
会显示hotsync progress(同步处理进度)对话方块，并开始进行同步化。
4．等候掌上型电脑出现完成同步化程序之讯息。
在hotsync程序完成後，您可以将掌上型电脑从底座上移除。
秘诀：轻轻地将底座上的掌上型电脑向前摇动，然後将它从底座上拿起来。
第一次进行hotsync作业：macintosh系统
安装palm desktop软体时，您输入了一个使用者名称。这个使用者名称就是掌上型电脑和macintosh间连接的桥梁。
第一次进行hotsync作业，palm desktop软体会：
1 将使用者名称新增至掌上型电脑。
2 在palm资料夹中的[users]资料夹中，建立这个使用者名称的资料夹。例如，如果您输入的使用者名称是jane garcia，在[users]资料夹中就会建立一个[jane garcia]资料夹。
3 在您的使用者名称资料夹下，建立一个名为user data的档案。
在工具列右边的[user]弹出式功能表中，会显示使用者名称。您可以在这个弹出式功能表中选取新的名称，变更掌上型电脑的使用者。
此后，每次进行hotsync作业时，hotsync manager会从掌上型电脑读取使用者名称，然後将这个名称的资料夹与掌上型电脑进行资料的同步处理。
在输入资料至palm desktop或进行hotsync作业前，请确定从[user]弹出式功能表中选取正确的使用者名称。
如果您是系统管理员，正在为一群使用者进行数部掌上型电脑的初始准备工作，可能会需要建立一个使用者设定档。在执行下列步骤之前，请参阅第7章「建立使用者设定档」。
第一次的hotsync(同步处理)作业必须以本地端电脑的直接连接进行，或使用红外线。
下列步骤是假定您已经安装palm desktop软体。如果尚未安装软体，请参阅第1章「palmt mdesktop软体」。
在macintosh系统上进行本地端电脑的hotsync作业：
1 将掌上型电脑放在hotsync底座上。
2 确定hotsyncmanager正在执行中:按两下palm资料夹中的hotsyncmanager图示。按一下[hotsynccontrols]标签，确定选取了[enabled]选项。
3
会显示[hotsyncprogress]（同步处理进度）对话方块，然后再显示[select user]（选取使用者）对话方块。
4 在[select user]对话方块中，选取您在安装palm desktop软体时输入的使用者名称，然后按一下[ok]。
[hotsyncprogress]对话方块会再度出现，并开始进行同频处理。
5等候掌上型电脑出现完成同步化程序之讯息。
在hotsync程序完成后，您可以将掌上型电脑从底座上移除。
秘诀：轻轻地将底座上的掌上型电脑向前摇动，然后将它从底座上拿起来。